Data ostatniej aktualizacji: 4 sierpnia 2026 r.
Ta polityka wyjaśnia, jakie dane zbieramy przez serwis kioe.pl, po co je zbieramy, komu je przekazujemy i jakie masz wobec nich prawa. Napisaliśmy ją najprościej, jak potrafimy, bez zbędnego języka prawniczego.
1. Kto jest administratorem Twoich danych
Marka KIOE (Krajowy Integrator Optymalizacji Energii) należy do dwóch spółek, które są współadministratorami Twoich danych osobowych w rozumieniu art. 26 RODO:
- StrategyForge Partners sp. z o.o.
ul. Złota 7/1, 00-019 Warszawa
KRS 0001031310, NIP 5252952458, REGON 525067450
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS - Przybylscy & Partners sp. z o.o.
ul. Święty Marcin 29/8, 61-806 Poznań
KRS 0001166771, NIP 7831926620, REGON 541422920
Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@kioe.pl
Współadministrowanie oznacza, że obie spółki wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania Twoich danych. Swoje prawa możesz wykonywać wobec każdej z nich, ale wystarczy jedno zgłoszenie na adres kontakt@kioe.pl — my zajmiemy się resztą.
Marka KIOE jest prowadzona we współpracy z Alians OZE. Rolę tego podmiotu w obiegu Twoich danych opisujemy w punkcie 5.
Marka KIOE działa we współpracy z Alians OZE. Szczegóły tej współpracy w kontekście Twoich danych opisujemy w punkcie 5.
2. Jakie dane zbieramy
2.1. Dane, które podajesz w formularzu
Gdy wypełniasz formularz zgłoszeniowy na którejkolwiek z naszych stron, zbieramy:
- imię i nazwisko — żeby wiedzieć, jak się do Ciebie zwracać,
- nazwę firmy lub gospodarstwa — żeby przygotować analizę dla właściwego podmiotu,
- numer telefonu — to główny kanał kontaktu,
- adres e-mail (opcjonalnie) — tam wysyłamy zestawienie,
- preferowaną porę kontaktu,
- przedział miesięcznych rachunków za prąd i gaz,
- przedział rocznego zużycia energii (opcjonalnie),
- branżę i profil działalności,
- informację, jakimi dokumentami dysponujesz (faktury, umowa, odczyty z licznika),
- informację o obecnym sprzedawcy energii,
- informację, kiedy ostatnio zmieniałeś warunki umowy.
2.2. Dane zbierane automatycznie
- adres IP — wykorzystujemy go wyłącznie do ograniczenia liczby zgłoszeń z jednego adresu (ochrona przed automatycznym spamem). Limit wynosi 5 zgłoszeń na 10 minut,
- parametry kampanii reklamowej (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term) oraz identyfikatory kliknięcia w reklamę (gclid od Google, fbclid od Meta) — dzięki nim wiemy, która reklama przyniosła zgłoszenie,
- data i godzina zgłoszenia,
- adres strony, z której wysłałeś formularz.
2.3. Czego NIE zbieramy
Nie zbieramy Twojego numeru PESEL, danych finansowych innych niż przedział rachunków za energię, informacji o kredytach ani żadnych danych szczególnych kategorii (o zdrowiu, poglądach, przynależności). Nie prosimy o dostęp do Twoich systemów ani o hasła.
3. Po co przetwarzamy Twoje dane i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|
| Kontakt z Tobą i przygotowanie bezpłatnej analizy rachunków („Mapa Oszczędności”) | Twoja zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO | Do wycofania zgody, nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu |
| Marketing bezpośredni naszych usług | Nasz prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Do zgłoszenia sprzeciwu |
| Zawarcie i wykonanie umowy, jeśli zdecydujesz się na wdrożenie | Niezbędność do wykonania umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Przez czas trwania umowy |
| Rozliczenia księgowe i podatkowe | Obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c RODO | 5 lat od końca roku podatkowego |
| Obrona przed roszczeniami | Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Do upływu terminu przedawnienia |
| Ochrona formularza przed spamem (adres IP) | Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO | 10 minut |
4. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Nie. Podanie danych jest w pełni dobrowolne. Bez imienia, nazwy firmy i numeru telefonu nie jesteśmy jednak w stanie przygotować analizy ani się z Tobą skontaktować, więc te pola są wymagane w formularzu. Adres e-mail i informacja o zużyciu są opcjonalne.
5. Komu przekazujemy Twoje dane
Twoje dane trafiają wyłącznie tam, gdzie są potrzebne do obsługi Twojego zgłoszenia:
- Do jednego z dwóch opiekunów handlowych — zgłoszenia rozdzielamy naprzemiennie między Alians OZE a wewnętrznego opiekuna KIOE. Oznacza to, że Twoje dane zobaczy jeden z tych podmiotów, a nie oba jednocześnie.
- Do naszego partnera technicznego, jeśli Twoje zgłoszenie wymaga audytu energetycznego przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 20 maja 2016 r. o efektywności energetycznej. Partner posiada wymagane uprawnienia.
- Do sprzedawców energii — wyłącznie wtedy, gdy zdecydujesz się na zmianę warunków i tylko w zakresie niezbędnym do przygotowania oferty. Bez Twojej decyzji nie przekazujemy Twoich danych żadnemu sprzedawcy.
- Do dostawcy hostingu (SeoHost), na którego serwerach działa serwis i poczta.
- Do Google Ireland Limited — zgłoszenia zapisujemy w arkuszu Google Sheets, żeby opiekunowie mieli je w jednym miejscu.
Nie sprzedajemy Twoich danych. Nie przekazujemy ich brokerom danych, sieciom reklamowym ani nikomu, kto nie bierze udziału w obsłudze Twojego zgłoszenia.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Korzystamy z usług Google (Arkusze Google, Google Apps Script), co może oznaczać przekazanie danych do Stanów Zjednoczonych. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. o adekwatności ochrony danych w ramach Data Privacy Framework, do którego Google należy, oraz standardowych klauzul umownych.
7. Twoje prawa
W każdej chwili możesz:
- wycofać zgodę — wystarczy wiadomość na kontakt@kioe.pl. Wycofanie nie wpływa na legalność przetwarzania przed jego cofnięciem,
- zażądać dostępu do swoich danych i otrzymać ich kopię,
- poprawić dane, jeśli są nieprawidłowe,
- zażądać usunięcia danych („prawo do zapomnienia”),
- ograniczyć przetwarzanie,
- przenieść dane do innego administratora,
- zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w szczególności wobec marketingu bezpośredniego.
Na każde żądanie odpowiadamy w ciągu 30 dni. Wystarczy jedna wiadomość na kontakt@kioe.pl — nie wymagamy żadnych formularzy.
Masz też prawo złożyć skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
8. Czy podejmujemy decyzje automatycznie
Nie. Formularz wstępnie kwalifikuje zgłoszenie na podstawie zadeklarowanego przedziału rachunków, ale każdą analizę wykonuje człowiek, a rozmowa z Tobą nie jest zastępowana algorytmem. Nie profilujemy Cię w sposób wywołujący skutki prawne.
9. Pliki cookie
Serwis używa plików cookie:
- niezbędnych — zapewniają działanie strony i formularza, nie wymagają zgody,
- analitycznych i marketingowych — jeśli aktywny jest Google Tag Manager, mogą być zapisywane pliki Google i Meta służące do mierzenia skuteczności reklam. Zapisujemy je wyłącznie po Twojej zgodzie wyrażonej w banerze cookie.
Zgodę na cookie możesz w każdej chwili wycofać, czyszcząc pliki cookie w przeglądarce lub zmieniając jej ustawienia.
10. Bezpieczeństwo
Serwis działa wyłącznie po szyfrowanym połączeniu HTTPS. Dostęp do zgłoszeń mają tylko upoważnione osoby. Baza zgłoszeń nie jest publicznie dostępna, a kopia w arkuszu Google jest udostępniona imiennie wskazanym opiekunom, nie publicznie.
11. Zmiany polityki
Jeśli zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę politykę i zmienimy datę na początku dokumentu. Przy istotnych zmianach poinformujemy osoby, których dane przetwarzamy, jeśli mamy do nich kontakt.